Autonome Belegverarbeitung
Produktiv seit Juli 2026
Ausgangslage
Rund 200.000 Eingangsbelege pro Jahr, jeder mit 6–9 Minuten manueller Buchung, sachlicher Prüfung und Freigabe: 20.000–30.000 Stunden jährlich – das Äquivalent von 12 bis 19 Vollzeitstellen, die nichts anderes tun als prüfen und freigeben.
Lösung
Drei Jahre Belege aus SAP über mehrere Gesellschaften erfasst, die Buchungslogiken algorithmisch extrahiert. Abgleich gegen Archivsystem und Drittsysteme (d.velop d3ecm, CarI). Automatische sachliche Prüfung und Vorkontierung, selbstverbessernd mit Anomalieerkennung. Rückgabe an SAP inklusive Desktop-Automatisierung von CROSS – ohne Clickroboter, der bei jedem Update stolpert.
Ergebnis
- 86 % aller Geschäftsvorfälle laufen vollautonom – bei aktuell 100 % Sicherheit
- Selbstverbessernd: jede menschliche Korrektur macht das System besser
- Human-in-the-Loop nur noch für echte Grenzfälle
Warum das typisch ist
In einem Autohaus laufen Eingangsbelege aus mehreren Welten zusammen: Teiledienst, Werkstattleistungen, Herstellerabrechnungen, Mieten, Finanzierung. Jede Gesellschaft bucht anders, jeder Standort hat Sonderfälle, und die Regeln dafür stehen nirgends geschrieben. Sie stecken in den Köpfen von zwei oder drei Leuten in der Buchhaltung und in der Historie der letzten Jahre. Daran scheitern Standardprodukte: Sie bringen eine fremde Buchungslogik mit, statt die vorhandene zu lernen.
Die Strecke
- 01
Historie lesen
Drei Jahre Belege aus SAP über mehrere Gesellschaften – jeder Beleg zusammen mit der Buchung, die damals daraus entstanden ist.
- 02
Regeln ableiten
Aus Beleg und Buchung entsteht die Logik: welcher Lieferant, welcher Sachverhalt, welches Konto, welche Gesellschaft.
- 03
Gegen die Quellen prüfen
Jeder neue Beleg wird gegen Archiv und Drittsysteme abgeglichen – d.velop d3ecm und CarI.
- 04
Sachlich prüfen und vorkontieren
Das System kontiert vor und hinterlegt zu jedem Vorgang, wie sicher es sich ist.
- 05
Schwelle je Betrieb
Ab welchem Wert ein Beleg ohne Menschen durchläuft, stellt jede Gesellschaft selbst ein. Vorsichtig anfangen ist ausdrücklich erlaubt.
- 06
Klärfall statt Fehlbuchung
Was unter der Schwelle liegt, erscheint in der Kontierungsliste – mit der Stelle, an der die hinterlegte Regel nicht greift.
- 07
Der Mensch entscheidet die Regel
Wer klärt, entscheidet nicht den Einzelfall, sondern wie das System diesen Fall künftig behandelt. Das System wird mit jeder Klärung besser.
- 08
Zurück in die Systeme
Die Buchung geht nach SAP zurück, die Desktop-Automatisierung bedient CROSS – ohne Clickroboter, der bei jedem Update stolpert.
Beteiligte Systeme
- SAP
- d.velop d3ecm
- CarI
- CROSS (dx.one)
Gefragt wird meistens das
- Können wir Dokumente wirklich automatisch verarbeiten?
- Ja, aber nicht alle und nicht sofort. Der Anteil, der ohne Menschen durchläuft, wächst mit der Zahl der geklärten Fälle. Wer bei einer vorsichtigen Schwelle startet, sieht zuerst wenig Automatik und viel Nachvollziehbarkeit – und verschiebt die Schwelle, wenn das Vertrauen da ist.
- Unsere Systeme haben keine Schnittstellen. Geht das trotzdem?
- Hier war es genauso. Die Rückgabe nach CROSS läuft über Desktop-Automatisierung, weil es dafür keine offene Schnittstelle gibt. Wichtig ist, dass sie ein Update des Herstellers übersteht – ein Clickroboter, der auf Pixelpositionen zielt, tut das nicht.
- Wie nehmen wir die Buchhaltung mit?
- Indem sie entscheidet, nicht abnickt. In der Kontierungsliste steht, warum ein Beleg auffällig ist, und die Klärung legt die künftige Regel fest. Das ist die Arbeit, für die Erfahrung tatsächlich gebraucht wird – das Abtippen war es nie.
- Ist das DSGVO-konform?
- Die Verarbeitung läuft dort, wo Ihre Belegdaten liegen dürfen, und jeder Vorgang ist nachvollziehbar: welche Regel gegriffen hat, welcher Mensch entschieden hat, wann. Wo Belege personenbezogene Daten enthalten, gilt dieselbe Zweckbindung wie vorher in der Buchhaltung.
- Was passiert, wenn sich unsere Regeln ändern?
- Dann ändert sie ein Mensch am Klärfall, und das System rechnet ab dem nächsten Beleg damit. Ein Kontenplan, der nachgepflegt werden muss, ist genau das Gegenteil dessen, was hier gebaut wurde.
Ähnliches Problem in Ihrem Haus?
Fixpreis statt Stunden. Lauffähig in Tagen, nicht in Quartalen.