Operations-System einer Handelsgruppe
Seit rund vier Jahren im Aufbau, laufend erweitert
Ausgangslage
Eine Handelsgruppe steuerte den Fahrzeugdurchlauf von der Anlieferung bis zur Übergabe über Telefonrückfragen, Excel-Listen und implizites Standort-Wissen. Wer den Status eines Fahrzeugs wissen wollte, musste ihn einsammeln.
Lösung
Sechs Anwendungen, die zusammen ein verteiltes Operations-System bilden: zentrale Ops-Plattform, Großkunden-CRM, Durchlauf-Analytics, Leasingrücklauf, Transportdisposition und Ankaufspipeline. Leitprinzip: aus Holschuld wird Bringschuld – jede Station liefert ihren Status aktiv ins System, Workarounds werden systemseitig verhindert. Gebaut im laufenden Betrieb, im Schnitt alle ein bis zwei Wochen eine neue Iteration.
Ergebnis
- 222 Tabellen, ~3.800 formelkodierte Kennzahlen, 217 orchestrierte Arbeitsschritte
- 112 aktive Nutzer an 27 Standorten, rund 300 GB Vorgangsdaten
- Durchlaufzeiten erstmals messbar – Geschäftsführungs-Entscheidungen direkt auf Kennzahlenbasis
Warum das typisch ist
Der Fahrzeugdurchlauf hängt an Informationen, die niemandem gehören: Wo steht das Auto, wer hat den Schlüssel, ist die Aufbereitung durch, wann kann der Kunde kommen. Solange jede Station diese Auskunft auf Nachfrage gibt, funktioniert der Betrieb über Telefon und Standortwissen – und bricht zusammen, sobald jemand im Urlaub ist. Das Leitprinzip dieses Systems dreht die Richtung um: Aus Holschuld wird Bringschuld. Jede Station meldet ihren Status aktiv, statt ihn auf Anruf herauszugeben.
Die Strecke
- 01
Zentrale Ops-Plattform
Der Fahrzeugdurchlauf von der Anlieferung bis zur Übergabe. 86 Tabellen, 112 Nutzer, 272 GB Vorgangsdaten – die Plattform, aus der die übrigen fünf gewachsen sind.
- 02
Großkunden-CRM
Die Prämien- und Provisionslogik des Altsystems nachgebaut: 670 formelkodierte Spalten, von denen der spätere Neubau 214 übernimmt. Der Rest war Helfer oder tot.
- 03
Durchlauf-Analytics
773 berechnete Spalten über den Fahrzeugdurchlauf. Erst damit wurden Durchlaufzeiten überhaupt messbar.
- 04
Leasingrücklauf
Vom Rückgabetermin bis zur Verrechnung. 43 Tabellen, 76 hinterlegte Arbeitsschritte, acht davon täglich automatisch.
- 05
Transportdisposition
Die Fahrten zwischen den Standorten, mit Meldung an den Logistikdienstleister.
- 06
Ankaufspipeline
Dreizehn KI-Stufen je Fahrzeug, drei Beschaffungskanäle, ein gemeinsames Zielschema.
Beteiligte Systeme
- CROSS (dx.one)
- HIS – Leasingbestand des Finanzdienstleisters
- Bestandsmeldung an einen Logistikdienstleister
- PDF-Erzeugung für Übergabeprotokolle
- elf angebundene Drittsysteme insgesamt
Gefragt wird meistens das
- Wie bekommen wir unsere Daten in den Griff?
- Indem ein Schlüssel für alles gilt. Hier ist es die Fahrgestellnummer: Sie verbindet die sechs Anwendungen, die Herstellerdaten und den Leasingbestand. Wer stattdessen je System eine eigene Nummer führt, verbringt den Rest der Projektzeit mit Abgleichen.
- Wie verhindern Sie, dass Leute das System umgehen?
- Indem der Umweg gar nicht erst angeboten wird. Über alle Masken stehen 330 Pflichtfelder, 681 Sichtbarkeitsbedingungen und 178 Datenfilter. Ein belegter Stellplatz erscheint in der Einlagerung nicht zur Auswahl, und der Auslieferungs-Button zeigt sich nur, wenn Rolle, Protokoll und Fahrzeugstatus zusammenpassen. Das führt den Prozess – eine serverseitige Absperrung ist es nicht, und so verkaufe ich es auch nicht.
- Wer begleitet so einen Wechsel im Haus?
- Ich, und zwar im laufenden Betrieb. Dieses System ist nie in einem Projektjahr entstanden, sondern in Iterationen von ein bis zwei Wochen. Die zentrale Fahrzeugtabelle wird bis heute wöchentlich geändert – ein Datenmodell, das stillsteht, hat den Betrieb nicht verstanden.
- Wie nehmen wir unsere Mitarbeiter mit?
- Indem ihre Einwände die Software verändern. Zwei Regeln stammen aus der Werkstatt, nicht aus einem Konzept: ein Fahrzeug zur gleichen Zeit bei einer Person, und wer anfängt, muss abschließen. Was sich nicht bewährt hat, ist wieder verschwunden – QR-Codes und Schlüsseltresore etwa, die an der Praxis scheiterten.
- Läuft das stabil genug für den Tagesbetrieb?
- In 90 Tagen liefen 430 Automationen ohne einen Fehllauf – gemessen über die Schnittstelle, nicht über die Oberfläche. Wichtiger als die Zahl ist der Grund: Automationen, die etwas Unumkehrbares tun, haben hier eine Bestätigung davor.
Ähnliches Problem in Ihrem Haus?
Fixpreis statt Stunden. Lauffähig in Tagen, nicht in Quartalen.